Cuánto cuesta implementar IA en una empresa B2B mid-market

Una de las preguntas que más se evitan en las páginas web del sector es esta: cuánto cuesta. Las consultoras grandes responden con un rango imposible y una propuesta a medida. Las plataformas SaaS publican un precio por licencia que no incluye el 80 por ciento del coste real. Y los fundadores que están considerando un proyecto serio de IA llegan a la primera reunión con expectativas que mezclan datos de blogs estadounidenses, conversaciones con amigos que automatizaron algo en Make y rumores de que ChatGPT lo resuelve todo por veinte euros al mes.

Vale la pena dar rangos concretos para empresas B2B mid-market en España, basados en los proyectos que vemos. No son números universales. Son los rangos que aparecen una y otra vez cuando se habla con seriedad.

Diagnóstico inicial: 5.000 a 15.000 euros

Antes de construir nada, conviene saber qué construir. Un diagnóstico serio en una empresa de entre dos y veinte millones lleva entre dos y cuatro semanas, e incluye entrevistas con responsables de área, mapeo de procesos, identificación de tareas con potencial real y un plan priorizado con estimaciones de esfuerzo.

En este rango entran consultoras serias y especialistas independientes. Por debajo de 5.000 euros, el diagnóstico suele ser un cuestionario y una recomendación genérica. Por encima de 15.000, ya estamos en territorio de big four, donde el entregable es más espeso pero rara vez más útil para tomar decisiones.

Hay un atajo razonable: combinar el diagnóstico con la implementación del primer proyecto, de modo que las dos primeras semanas sirven para identificar qué construir y las siguientes para construirlo. Es lo que solemos hacer cuando el cliente ya tiene clara una primera prioridad.

Primer agente o sistema concreto: 15.000 a 50.000 euros

Construir un primer agente productivo, no una demo, suele costar entre 15.000 y 50.000 euros, dependiendo de la complejidad del flujo, de las integraciones necesarias y del nivel de personalización. Un agente de soporte sobre documentación existente, con integración básica al CRM, suele estar en la parte baja. Un sistema que procesa documentos, decide rutas y se integra con tres o cuatro plataformas internas, en la parte alta.

• Configuración y prompts: 20 a 30 por ciento del esfuerzo.
• Integraciones con sistemas existentes: a menudo 30 a 40 por ciento, y casi siempre subestimado.
• Pruebas, ajustes y despliegue: 20 por ciento.
• Formación interna y documentación: 10 a 15 por ciento.

Cuando alguien ofrece un agente productivo por menos de 5.000 euros, una de dos: o es una plantilla genérica con tu logo encima, o no incluye lo que importa. Lo barato suele significar que no hay nadie que mantenga el sistema cuando empiece a fallar. Y va a fallar, todos lo hacen.

Operación mensual: 5.000 a 20.000 euros al mes

La parte que más sorprende a los fundadores es esta. Un sistema de IA en producción no se entrega y se olvida. Necesita observación, ajustes, mantenimiento y mejoras continuas. Sin esa capa, el sistema se degrada en silencio en los primeros seis meses y termina apagado al año.

En empresas mid-market, los costes mensuales realistas para mantener vivo y mejorando un sistema serio están entre 5.000 y 20.000 euros al mes, dependiendo del alcance. Eso incluye coste del modelo y la infraestructura, monitorización, ajustes, decisiones de mejora y la capa humana que se ocupa de todo lo anterior.

En el modelo que operamos en Nexau, este coste cubre operación completa por un equipo externo. En modelos internos, se reparte entre suscripciones de software, el coste del modelo y un porcentaje de tiempo de personas dedicadas. La cifra total raramente baja de 5.000 euros mensuales si el sistema es serio. Si baja, casi siempre es porque alguien está absorbiendo coste oculto que no está apareciendo en la hoja.

Los costes ocultos que sorprenden

Hay tres partidas que aparecen siempre y casi nunca están en el presupuesto inicial. Conviene anticiparlas.

• Limpieza de datos previos: si la documentación está desordenada, hay que invertir entre 5.000 y 20.000 euros en estructurarla antes de que la IA pueda trabajar con ella.
• Cambio de procesos internos: el equipo necesita tiempo para adaptar su forma de trabajar, y eso es coste oculto durante los primeros tres a seis meses.
• Reescritura tras el primer aprendizaje: lo que se construye en los primeros dos meses casi siempre se rehace parcialmente en el cuarto, cuando se tiene contacto con el uso real. Conviene presupuestar entre el 15 y el 25 por ciento del coste inicial para esa segunda iteración.

Quien no presupuesta estas tres partidas suele acabar pidiendo una ampliación al sexto mes, justificándola como "alcance no previsto". En realidad, era previsible. Solo no se previó.

Qué pagas según el modelo de proveedor

No todos los proveedores cobran por las mismas cosas, y eso afecta al cálculo. Una consultora grande factura horas, principalmente de perfiles júnior y mánager. Una agencia de implementación factura proyecto cerrado, más ampliaciones. Un especialista independiente factura su tiempo. Un modelo como el nuestro factura una cuota mensual estable, sin permanencia, con exclusividad funcional. Cada uno tiene sentido en escenarios diferentes y conviene pedir transparencia sobre qué incluye exactamente cada euro.

Una recomendación práctica

Para una empresa entre cinco y veinte millones que quiere empezar en serio, una asignación razonable para el primer año está entre 60.000 y 150.000 euros, repartidos entre diagnóstico, primer agente, segunda iteración y operación mensual. Por debajo, se hacen experimentos. Por encima, se está pagando overhead que probablemente no aporta. Quien presupuesta dentro de ese rango, con disciplina y sin esperar magia, suele recuperar la inversión entre el mes nueve y el mes catorce. Quien presupuesta menos buscando "hacer una prueba", casi siempre acaba contando una historia frustrada en una conferencia, dos años después.